Gmail の返信を高速化！便利なショートカット キー

　日常の仕事に欠かせないメールのやり取り。 あなたはメールの処理にどれくらい時間をかけていますか？

　１日あたりメールに費やす処理時間は、なんと平均150分と言われています。つまり、1日の勤務時間が7時間としたら、実に35％に相当します。

「そんなに忙殺されていたのか（汗）」と 驚きになったのではないでしょうか？

　メールの処理スピードを10倍速にしたいなら、参考にしたいお手本があります。

　デキるビジネスマンの代表といえば、やはり「グーグラー」。グーグラーとは、 Google の社員の人たちのこと。

彼らが社内外で使うメールといえば、Gmail です。

　超多忙なグーグラーは、膨大なメールに時間を奪われないよう、それこそ「秒」単位でメールを返信しています。

　彼らは一体、どうやってメールの処理を「秒」単位でスピードアップさせているのでしょうか？

そのやり方は、実は、とってもカンタン！

 

「覚えやすいショートカットキーを使う」だけです。

 

メールは書く前に、分けよ！

　まず、メールを返信する前にやらなければならないことがあります。

　それは、「2つに分ける」ことです。　どう分けるか？

「今すぐ返信」するか

「後から返信」するか

です。

　この「分ける」を「秒単位」で判断しているのがグーグラーです。

コツは、こんな感じ。

　・メールを開けず「件名」だけを見て判断

　・メールを開けて「サッと読んで」判断

 

「今すぐ返信」するか、「後から返信」するか、どちらを選択するか即断即決し、その後に「ショートカットキー」を使って“神速処理”します。

　Gmail のショートカットキーは80以上あるのですが、まずはこの3つだけ覚えておくだけで10倍速になります。

メールは、件名や内容からあなたのアクションを即断即決していきましょう。

 

「今すぐ返信（R または全員に返信：A）」

　このようにメールを開いた状態で、その場で返信できる場合は、キーボードで1文字、「R」を押します。

キーボードの「R」のキーを1つだけ押してください。

　「Reply（リプライ：返信）」の「R」と覚えましょう。

　関係者が複数CCなどに宛先が掲載されている場合は、「A」で全員に返信できます。

「All（オール：全員）」の「A」と覚えましょう。キーボードの「A」を押すだけです。ひらがなモードでも大丈夫。

「あとで対応（スヌーズ：B）」

　さて、問題は返事をするのに少し手間がかかりそうな場合です。

 

　「あとで返信しよう」と思っていても、スッカリ忘れてしまうことって多いですよね。

　そんなときは、キーボードの「B」の1文字を押して、「スヌーズ（あとで対応）」しておきましょう。

Behind（ビハインド：後ろに）の「B」です。

 

　メールにスヌーズを設定すると、いったん受信トレイから消え、指定した時間になると、さも今届いたかのように、一番上に再表示されます。

　30分後、2時間後、翌朝8時…。

　このメールに対応するタイミングを決めておけば、すっかり忘れてしまっても大丈夫です。

 

　非表示になったメールは、「スヌーズ中」というラベルで管理され、いつでも確認したり、スヌーズする時間を変更したりすることができます。

ショートカットキーを有効にするには？

　やってみたら「ショートカットキーが効かない！」という方はいませんか？

　最初にショートカットキーを「有効」にする設定が必要です。設定は4クリックで終了します。

 

1．Gmailの画面上部にある歯車アイコン［設定］をクリックします。

2．［クイック設定］の［すべての設定を表示］をクリックします。

3．設定画面が表示されたらスクロールさせ、［キーボードショートカット ON］のラジオボタンをクリック。

4．さらに画面をスクロールさせ、最下部にある［変更を保存］をクリックで完了。

　以上の4クリックで、あなたの Gmail もショートカットキーが使えます。

 

　件名だけ見て処理を実行する場合には、メールの左側に表示されているチェックボックスをクリックすれば、複数のメールに対して一度にショートカットキーを実行できます。

Gmailを使うだけで99.9％の迷惑メールを撃退！

　Google では、この数秒、数十秒を縮めることに日々研究を重ね、改善改良しています。

 

　メールの送受信に Gmail を使う。

ただこの判断だけでも、実は迷惑メールの99.9％が除外されていること、ご存じでしたか？

 

　実は、昨年のパンデミック危機のピーク時、COVID-19（新型コロナウイルス感染症）関連のマルウェアやフィッシングのメールは、毎日なんと1,800万件も送信されていたそうです。

　しかも、これは、日々確認されている2億4000万件超のCOVID-19関連の迷惑メールとは別に発生したもの。

　Google の進化した強力な保護機能のおかげで、新たな脅威を認識してフィルタリングし、スパム、フィッシング、マルウェアがユーザーに届かないよう、その99.9％以上をブロックし続けています。

 

　Gmail のフィッシング対策とマルウェア対策は、デフォルトで自動的に有効になっています。迷惑メールだと判断されたメールは、自動的に受信トレイには表示されないよう振り分けてくれるので、そもそも目にすることがほとんどなくなるのです。

 

　実際に分類されたものを確認してみましょう。その精度が非常に高いことが実感できると思います。

　もちろん迷惑メール以外のものが紛れてしまう場合もあります。手動で解除も可能です。

　今回は、80以上あるショートカットキーから厳選した3つをご紹介しました。

　「たったこれだけ？」と、思われたかもしれません。

 

　Google 成功の秘密は「10X（テンエックス）」です。

　Think Big,Start Small,Fail Quickly,Scale Fast.（10倍の成果を目指し、小さなことから始め、すばやく失敗し、スピーディーに成長せよ）。

　この数秒が1日に何回繰り返されているのか、1週間ではどうなるのか、1年では？ と、ちょっとだけ想像を巡らせてみてください。

まずは、この3つのショートカットキーから始めてみましょう。

 

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