承認フローも Google Workspace で！　脱ハンコする最もカンタンな方法

なぜ働き方が多様化し ITツールが充実していてもハンコなのか

　コロナ禍で「ハンコ出社」が問題となり、行政手続きの「99.247％の手続きで押印を廃止できる」といわれ、ハンコの存在そのものが問われている昨今。

　それでもなお、起源はいまから数千年前の紀元前、メソポタミア文明と言われている「印鑑」を使い続けています。なぜでしょう。

　脱ハンコを阻むハードルのひとつは、新しいシステム導入。

　ワークフローシステムを使ってデジタル化を進める場合、導入コストに加え、従業員に慣れてもらうまで時間を要するという懸念が出てきます。

　しかし、お金をかけず、普段使っているツールを使って改革を実現できるとしたらどうでしょう。

文書作成アプリ：Google ドキュメント、表計算アプリ：Google スプレッドシート、プレゼンテーションアプリ：Google スライドの3つに「承認機能」が2021年11月から実装されました！

　作成した資料の承認依頼、承認、却下、コメント追加、編集をすることができる機能です。

※ただし、この機能が標準装備されているのは、Google Workspace の有料エディションとなります。
詳細はリンクをクリックして Google 公式サイトでご確認ください。

　Google Workspace のアプリ上で行いますので、当然、「ログイン」が必要となります。

　「ログイン」していること自体が本人であることの証明ですから、「なりすまし」の心配がありません。

　また、権限のない人はそのデータを参照できず、勝手に承認や改善を行うことができません。

　Google Workspace を使っての「承認」は、承認印鑑の役割を担えるのです。

普段使っているツールで「脱ハンコ」をする方法

　方法は簡単です。
承認してもらいたいファイルに内容を記載したあとに、メニューの［ファイル］から［承認］を選択して、右サイドに表示された「承認のリクエスト」から［リクエストを送信］することで、ワークフローを始めることができます。

［リクエストを送信］をクリックすると、リクエスト送信画面が表示されます。

あとは、項目に入力していくだけです。

承認者へのメッセージを追加したり、承認期限を設定することもできます。

　承認者に内容の修正等、編集を加えてもらいたいときには、「承認者にこのファイルの編集を許可する」にチェックを入れます。

　また、申請者も含め、承認者以外が編集できないようにファイルをロックしてから送信したい場合は、「承認リクエストを送信する前にファイルをロックする」をオンにします。

　準備が整ったら、右下の［リクエストを送信］をクリックします。承認のリクエストを送信すると、承認者に指定した人にメールが送信されます。

承認リクエスト時にファイルをロックすることで、承認者以外でファイルの編集権限を持ってる人が、途中で内容を変更することを回避し、申請内容を担保することができます。

　承認者は、届いたファイルを確認し、「承認」または「拒否」のボタンをクリックします。

　確認画面が開くので、必要があればコメントを入れて、［承認］または［拒否］を押せば完了です。

　ドキュメントの上部にある「詳細を表示」をクリックすれば、承認がどこまで進んでいるか、どこで滞っているか一目でわかるので、承認を急ぐ場合には、対象者に個別に連絡をすることもできますね。

　すべての承認が完了すると、ファイルがロックされ、ドキュメント上部の表示は、「承認済みバージョン」となります。

　これで、承認のフローが完了です。

　これまで脱ハンコに踏み出せなかったり、検討しているものの具体的な方法がわからずに躊躇していたみなさま。

　Google Workspace を導入して、まずは「承認」機能を試してみませんか？

　押印ありきの業務を減らすことができ、書類の保管・管理業務の負担軽減にもなります。
そして、「ハンコ出社」の必要はなくなり、いつでも・どこからでも申請・承認のプロセスを滞りなく遂行できるようになります。
生み出された時間で、注力するべき業務に充てる時間が増えれば、生産性の向上にもつながりますね。

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