ダイヤモンド・オンライン 第153回 が更新されました！

【9割の人が知らない Google の使い方】
残業時間3割削減と年間3580万円コスト削減した建設DX成功の秘密

業界を問わず、求められている「DX」。

なかでも2024年問題が目前に迫るなか、とりわけDX推進が急務とされている業界といわれているのが建設業界です。
とはいえ、デジタルツールを活用して業務効率化を！と言われても、何から手をつけたらよいのか困っていませんか？

システムを導入するのにも、高額な費用がかかる上、専門知識のある人材が必要だからと、現状では難しいとあきらめていませんか？

実は、高額な情報システムを導入しなくても Google のアプリで「DX」はできます。

建設DXを成功させた実例が千葉県成田市で120年以上建設業を営んでいる平山建設株式会社です。拙著『Google 式 10Xリモート仕事術』p.134、「社長！妙なITツールなんてやめてください」と社員から言われたというあの会社様です。

120年以上の老舗企業が、改革に取り組まれてたった1年で、残業時間3割削減、そして年間3580万円のコスト削減をいったいどうやって実現できたのでしょうか。

活用したのは、今や小中学生の7割が毎日の授業で使っているクラウドツール、Google Workspace です。

今回、【業界特化型ソリューション】第一弾として平山建設様の12の成功事例を【建設業向け】業務改善10Xパッケージにまとめました。

　上記の成果の中で平山社長が特に効果を実感しているという情報共有法が 1-1 Google サイトを用いた工事現場での情報共有です。

すぐに使えるツールで移り変わる現場情報を一元管理

Google のアプリ群の中ではあまり知られていないのですが、実は Web サイトをノーコードで誰でも簡単に作れるツールがあります。

それが、Google サイト です。

この強力なツールを使い、情報を一箇所に集約することで情報共有の方法が一変しました。

それまでは、毎週重要な連絡事項はすべて印刷して全員に「紙」で配布していました。

そして、毎日の連絡はPDFにして「メール」に添付していました。数えてみればこのやり取りは1週間に100回近くにもなっていました。

さらに問題だったのは、現場にかかってくる「電話」です。

電話で誰かと話している間は他の対応はできません。記録も残らず、複製することもできません。同じことを繰り返し別の誰かに伝える場合、毎回手間と時間が必要となります。視覚情報もないため、誤解が生じる可能性もあります。

ちょっとした変更の確認もすべて電話だったため、現場監督の携帯はいつでも話し中。何度もかけ直さなければならず、ムダな時間でした。

この状況を一変させたのが、現場ごとのポータルサイトです。

サイトであれば、日々の些細な変更情報も簡単に更新できるので、いつでも最新の情報を伝えることができます。

以前の方法で十数時間かかっていた情報共有のための作業も、この方法なら毎日5分から10分程度で完結します。

実際、平山建設では、問い合わせ対応だけでも1日あたり160分もの短縮に繋がり、その分早く家に帰れるようになりました。

また、現場からでも情報にアクセスできるため、わざわざ本社に戻る必要がなくなり、スマホがあれば、どこにいても関係者は全員最新情報を確認できます。

協力会社のスタッフも含めたみんなが同じ情報をリアルタイムで確認でき、もう電話やメールでのやりとりは不要。大変好評だそうです。

建設現場では、日々多くの情報がやりとりされ、その情報は常に更新されています。
関わる人の数も多く、誰に何をどこまで伝えたのか確認するのは大変な苦労です。

そんな動的な環境で、情報を管理するのに Google サイトは最適です。

作成は簡単。関係者だけがアクセスできるので安心。

Google サイトは、直感的な操作で作成可能です。実際の操作を解説していきましょう。

サイトの作成は、Google Chrome のメニューから簡単にスタートできます。インストールは不要。クリックだけですぐにアプリが立ち上がります。

簡単に作成できますが、情報セキュリティもしっかりと管理できます。

ウェブサイトではありますが、関係するメンバーだけに表示させることができます。ログインが求められるような会員サイトのような設定が簡単です。サイト自体や挿入する情報へのアクセスを制限することができるので、機密情報を適切に管理することができます。

設定方法は簡単。
右上の［他のユーザーと共有］アイコンをクリックし、必要な相手のアカウントやグループアドレスを追加するだけ。閲覧のみか、編集もできるようにするのかを選び、設定します。権限に対して期限を設定することもできます。

「通知」にチェックを入れれば、サイトについて通知することもできます。通知が届いた人は、メールにあるサイト情報をクリックするだけで、そのサイトにアクセス可能です。

もちろん、共有されていない人が開いた場合は、サイトが表示されません。404エラーとなります。

載せたい情報を選んで入れるだけでサイトに掲載！

Web サイトなので、テキスト情報はもちろん、画像も掲載できます。

Google のツールは連携しているので、Google ドキュメントや Google スプレッドシート、Google スライド などの情報はクリックで選択していくだけで挿入できます。

挿入されたファイルは、別のアプリで開くことなく、サイト上でページを送ったり、タブを切り替えたりもできるのです。

工程表など、メンバーに確認してもらいたい情報を載せておくと便利です。編集権限を与えているユーザーでログインしていれば編集も可能です。

電話やメールを使い、言葉だけで伝えるのが難しいものも、サイトであれば視覚的に伝えることができます。

それぞれの建設現場に応じて、サイトをカスタマイズできるのも大きな利点。
現場ごとの特有のニーズに応じて、必要なセクションやページを追加したり、現場のブランディングに合わせたデザインが可能です。

情報が多い場合はページを追加し、工程表、図面、各種書類など情報ごとに表示できるようにしておけば、見やすいサイトになります。

Google のアプリは、スマホでもタブレットでもPCでも、どのデバイスでも、いつでもどこでも確認することが可能です。

更新された情報は即時共有されるので、紙文書の配布やメールの送信を待つことなく、すぐに変更が全員に伝わります。
これは効率的な作業進行と迅速な意思決定を可能にします。

Google サイトを建設現場の情報管理に活用することで、情報の透明性が高まり、効率的な現場運営が実現します。
一元管理された情報は、安全管理の向上にもつながり、結果としてプロジェクトの成功率を高めることに貢献します。

もちろん、他業種でも同様に効果が上がるはずです。社内 Wiki なども簡単に作成できる Google サイト、是非ご活用ください。

『Google 式10Xリモート仕事術
―あなたはまだホントの Google を知らない 』
平塚 知真子 (著)　単行本 – 2020/11/25

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