効率10倍アップ! スプレッドシート｢データ入力の統一ルール｣

・スペースや改⾏等で体裁を整えていないか ・機種依存⽂字を使⽤していないか

・1シートに複数の表が掲載されていないか ・データの単位を記載しているか

などなど、ついやってしまいがちなNG例と解決例を紹介しています。

ガイドラインの全文はこちらからご覧ください。
ダメな例と良い例を比較した、とてもわかりやすい構成になっています。

統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法
統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定（総務省統計局 政策統括官（統計基準担当）2020年12月18日）

　チェック項⽬の1-1で、推奨されるファイル形式として、そもそも「スプレッドシート」が記載されていませんが、ここに書かれているルールは、すべての表計算アプリに共通するものです。

　全員がこのルールを守るだけで、効率と生産性が10倍アップしてハッピーになれる、日本国民どころか全人類必見の資料だと思います。

それから、このガイドラインにも出てこないくらい基本的なことですが、
数字は必ず半角で入力することを心がけましょう。

全角の数字は文字列であって、数字ではありません。計算はできませんよね。

シート内の文字種を一括変換してくれる神アドオン！

ここで、「え、今まで作成したシートも全部直すんですか？！」という方へ。

結論から言えば、これから分析したり、グラフ化する必要があるのなら、直したほうがいいと思います。

数字の全角・半角の統一だけは、
・大文字⇄小文字
・ひらがな⇄カタカナ
・全角⇄半角(数字/英字/カナ/記号/空白の指定可)
を一括で自動変換してくれる、「文字変換くん」というスプレッドシートの神アドオンもあります。

Google Workspace Marketplace （ Google Workspace に追加できる拡張機能のストア）にありますのでぜひ取得してみてください。もちろん無料です。

文字変換くん – Google Workspace Marketplace

※ Google Workspace組織では使用が許可されていない場合があります。

「どうすれば編集・分析・加工しやすくなるのか」を考えよう

　このガイドラインに書かれている以外にも、シートの設計や入力ルールで判断が求められる場面が出てくると思います。

その時も「どう工夫すればデータが編集・分析・加工しやすくなるのか」を常に考えることを心がけましょう。

　そうすることで、コンピュテーショナル・シンキング（コンピュータサイエンティストの思考法。つまり、課題が何であるかを理解し、課題を適切に解決するための考え方）が次第に身につくからです。

　この「コンピュテーショナルシンキング」の能力は、近年、教育分野においてもPISA学習到達度調査（国際的な学習到達度に関する調査）に追加されたスキルです。もちろん、ビジネスにおいても必要不可欠な能力です。