ダイヤモンド・オンライン 第135回 が更新されました！
『【9割の人が知らない Google の使い方】
あなたにも今すぐできる“ビジネス変革”とは？』
2023年、あけましておめでとうございます！
昨年は、新型コロナの長期化、急速な円安の進行、原材料・エネルギー価格等の高騰による物価高、人手不足による賃上げ等々、ビジネスリーダーにとって厳しい状況が続きました。あなたは今、この困難な現実をどうやって“変革”しようとしていますか？
“変革”、つまり“イノベーション”の必要性は、すでに多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）への取り組みが活発化していることからも明らかです。とはいうものの、DXに対して戸惑いを覚えている方、疑問を感じている方、未だに取り組めていないという方も、実は多いのではないでしょうか。
「DXなんて、正月早々面倒なことを…」なんて言わないでくださいね。
DXすると、これまでとは次元がまったく異なるレベルであなたの仕事の生産性が劇的向上し始めます。たくさんの成功事例から、私はそう確信しています。だからこそ、1日も早く一人でも多くの方にスタートを切ってほしいのです。
一年の計は元旦にあり、と言われますが、この記事が元旦に公開されるのも何かの思し召しかもしれません。
◎Google アプリ群で、“スモールDX”から始める！
2023年こそ、あなたも昭和から続く古い仕事のやり方を令和の仕事スタイルに“変革”して、生産性を劇的に向上させませんか？ 求人や売上向上にも、ダイレクトにつながるDX。一年の始まり、ぜひ「とりあえず、物は試し」と行動開始を決意してください。
「自分にはできない」と思った方は、DXをちょっと難しく考えすぎているのかもしれません。DXは、新たな方法やツールを活用して、組織や業務の変革を促進するためのプロセスを指します。
そして、DXの目的は、「デジタルツールを活用して仕事のやり方を生まれ変わらせる」こと。要は、情報の取り扱い方を“変革”するということになります。
言い換えるなら「DX=情報システムを導入すること」ではありません。情報システムの導入は、DXするための過程の一つであり、単なる「手段」に過ぎないのです。
ところが、一般的にDXとは「高額」で「専門知識」が必要な情報システムを導入することであり、遂行には「熟考する時間」が必要、と考えられています。そのため「予算」と「専門知識」がないと導入になかなか踏み切れず、実施もどんどん遅れることになります。そもそも「情報システムを導入するだけでDXできる」という考えは、間違いです。
例えば、簡単なデジタルツールを3つ組み合わせるだけで、これまで2週間かかっていた作業が、たった20分で完了できると聞いたら、あなたもその方法を知りたい、やってみたいと思いませんか？
また、これまでメールと添付ファイルをにらめっこしながら、何十回もメールでやり取りしてきたコミュニケーションを、原本のファイル上でやり取りをすべて一元管理できるとしたら、どうでしょうか？
そう、「情報システム」を導入しなくても、今までの仕事を“変革”し、短時間で生産性を劇的向上させることは可能なのです。
しかも、そのデジタルツールは、なんと“無料”です。提供元である有名企業の社員も、毎日使っているのでセキュリティ的にも安心。誰でも、“今すぐに”お使いいただけます。
もうおわかりですよね。はい、使うのは、もちろん Google のアプリ群です。
そこで提案です。Google のアプリ群を使って、あっという間に“変革”に成功していく私たちは、もう「DX」という言葉を使うのをやめにしませんか？
間違ったニュアンスで使われている「DX」ではなく、これからは「スモールDX」でまずは始めよう！ を合言葉にしたいと思います。
「スモールDX」とは「スピーディに小さく変革」すること。そしてこの小さな成功を重ねるうちに大きな変革を実現する。そんなイメージで使っています。
従来の「DX」とは真逆。「小予算」で「専門知識が不要」だから「気軽に」「すぐに」始められるものになります。
まずは、仕事に必要な情報を発信したり、共有したりする方法を、Google のアプリ群を使って今までやったことのない方法に変えて、時間と手間を大幅カットしましょう。
◎スモールDXは、7つのスキルを身につければ成功！
前述の例は、Google フォームと Google の表計算アプリであるスプレッドシート、そして Gmail の3つのツールを組み合わせた方法です。この方法に変えると、アンケートの配付・集計・分析作業は信じられないほど短い時間で完了します。
また、Google の文書作成アプリであるドキュメントやスプレッドシートの【共有】機能を使って、必要な相手と安全に同時編集してみてください。上書き保存をしなくても、全自動で更新履歴が追加されていきます。音声入力が使えます。もう最新版を毎回わざわざ送付する必要はありません。さらに【コメント】機能を使えば、本文に関するやり取りもファイル上ですべて完結します。
今はまだデジタルツールに慣れていないという人や苦手意識がある人も、大丈夫です！ 具体的には、次の7つが日常的にできるようになれば、スモールDXは「成功」です。
1. アカウントを正しく管理して、情報のセキュリティを高めることができる
2. アプリを用途別に使い分け必要な相手に必要な権限で安全に情報を【共有】できる
3. 【コメント】や【チャット】機能を使って1か所ですべてのやり取りを完結できる
4. 【検索】で必要な情報をすぐに見つけて活用できる
5. いつでもどこでも、顔を見ながら同じものを見て会話する環境を設定できる
6. 用途の異なるアプリを組み合わせてデータ連携させることができる
7. AI機械学習を使って、情報処理を自動化できる
この7つのスキル、すべてができるようになるまで、どのくらいの時間がかかると思いますか？ アカウントにログインするところから自信がない、という方でもストレスなく日常的にアプリを活用できるようになるまで、おそらく3ヵ月とかからないでしょう。
Google はコラボレーション最強のツールです。早く使えるようになるには、「毎日、仕事仲間と使うこと」。これに尽きます。
取引先や顧客とのやり取りに使うのは難しくても、社内の情報共有に Google のアプリ群を使うのはそんなに難しくありません。まずは小さく始めませんか？
さあ、2023年をスモールDX元年にしていきましょう！
7つのスキルを最短最速で習得し、自分の周囲に広げたいとお考えの方には、ぜひ一般社団法人日本10Xデザイン協会で、ご一緒できればと思います。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
Google 式10Xリモート仕事術
――あなたはまだホントの Google を知らない (日本語)
平塚 知真子 (著) 単行本 – 2020/11/25